Handbuch für eduvidual-Manager/innen
5. Nutzer/innen verwalten
5.2. Nutzer/innen anlegen
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Nutzer/innen anzulegen. Nutzen Sie die Lektion Verwaltung meiner Nutzer/innen, um die Entscheidung zu erleichtern.
- Anmeldung über das Bildungsportal
- Microsoft Maildomain einstellen
- Per Excel-Tabelle erstellen
- Selbstregistrierung der Nutzer/innen
- Anonyme Konten erstellen
- Konten für Erziehungsberechtigte anlegen
Anmeldung über das Bildungsportal
Wenn Ihre Nutzer/innen bereits vollständig im Bildungsportal übernommen wurden, können sich Ihre Nutzer/innen direkt über den Bildungsportal-Login in eduvidual.at anmelden. Die Nutzer/innen werden auch mit der richtigen Rolle automatisch der Schule zugewiesen. Manager/innen müssen nur die Nutzer/innen über die bevorzugte Login-Methode informieren, es sind keine weiteren Konfigurations-Einstellungen notwendig. Bestehende eduvidual.at Konten können mit dem Bildungsportal verknüpft werden. Die Rolle an der Schule wird bei jedem Login übertragen, sofern die Schule bereits in eduvidual.at registriert ist, werden die Nutzer/innen automatisch mit der richtigen Rolle der Schule hinzugefügt. Dies betrifft auch Eltern.
Microsoft Maildomain einstellen
Wenn Sie an Ihrer Schule einheitliche Mailadressen für Ihre Nutzer/innen verwenden, können Sie die Maildomain eintragen lassen und alle Nutzer/innen mit dieser Maildomain können sich mit ihren E-Mail-Zugangsdaten von Microsoft über die entsprechenden Buttons auf der Loginmaske in eduvidual anmelden, ohne sich registrieren zu müssen. Außerdem werden die Nutzer/innen automatisch dem Schulbereich zugeordnet. Wenn Schüler/innen und Lehrer/innen über unterschiedliche Maildomains verfügen, kann dies bei der Eintragung entsprechend berücksichtigt werden und die Rollenzuweisung kann dann auch automatisch, abhängig von der Maildomain erfolgen. Wenn die Schule nur eine Maildomain für Lehrer/innen und Schüler/innen hat, werden automatisch Schüler/innen-Rechte vergeben.
Aus Sicherheitsgründen werden diese Einstellungen ausschließlich durch eduvidual Administrator/innen vorgenommen. Bitte wenden Sie sich daher entweder über Support kontaktieren oder eduvidual@bildung.gv.at an das Support-Team.
Um zu überprüfen, welche Maildomains bei Ihrem Schulbereich hinterlegt sind, öffnen Sie Meine Schulen, klicken Sie auf das Zahnrad rechts neben dem Schulnamen und wählen Sie Logineinstellungen. n/a bedeutet, dass keine Maildomain hinterlegt wurde.
Per Excel-Tabelle erstellen
Um Nutzer/innen auf Basis einer Excel-Liste hochzuladen, verwenden Sie die Benutzer Anlegen Excel Vorlage. Legen Sie die Rolle fest und geben Sie den Vor- und Nachnamen, wenn vorhanden die E-Mail-Adresse, gegebenenfalls ein Passwort und eine globale Rolle an. Wenn keine E-Mail-Adresse angegeben wird, vergibt das System automatisch eine E-Mail-Adresse, die auch als Nutzernamen fungiert. Auf eine automatisch erstellte E-Mail-Adresse können keine E-Mails empfangen werden. Das Passwort kann optional eingegeben werden. Wenn kein Passwort angegeben wird, vergibt das System automatisch ein Passwort, das auf der Zugangskarte angezeigt wird. Legen Sie in der Spalte forcechangepassword fest, ob die Nuzer/innen nach dem Login gezwungen werden sollen, das Passwort zu ändern. Wenn die Nutzer/innen das Passwort ändern sollten, geben Sie eine 1 ein ansonsten eine -1. Achten Sie darauf, dass Ihr eigener Name nicht in der Liste aufscheint, da Sie sich sonst die Management-Rechte entziehen könnten.
Wenn Sie die Excel-Liste fertiggestellt haben, öffnen Sie Meine Schulen, klicken sie auf das Zahnrad rechts neben dem Schulnamen und wählen Sie die Option Nutzer/innen. Wechseln Sie zur Option Nutzer/innen mit Excel verwalten und laden Sie die Datei hoch.
Sie werden dazu aufgefordert, die Daten noch einmal zu überprüfen. Wenn die Daten in Ordnung sind, klicken Sie auf Daten sind in Ordnung, sende zur Datenbank.
Teilen Sie nun Ihren Nutzer/innen die Anmeldedaten mit. Sie können dafür die Zugangskarten nutzen: Klicken Sie unter Nutzer/innen mit Excel verwalten auf den Link aktuelle Nutzerliste.
Eine Liste aller Nutzer/innen Ihrer Schule wird angezeigt. Wählen Sie rechts im DropDown die Option Zugangskarten. Sie können diese nun über den Drucken-Button ausdrucken.
Der Benutzername wird über dem Namen angezeigt. Das Passwort ist in rot hinter der Raute hervorgehoben. Dieses Passwort ist nur gültig, wenn Sie im Excel-Dokument kein anderes Passwort vergeben haben.
Selbstregistrierung der Nutzer/innen
Sie können die Nutzer/innen auffordern, sich selbst in eduvidual.at zu registrieren. Damit sie sich anschließend auch selbst der Schule zuordnen können, benötigen sie einen Zugangscode. Öffnen Sie in der Nutzerverwaltung den Menüpunkt Zugangscode. Vergeben Sie einen beliebigen Code und tragen Sie ein Ablaufdatum für diesen Code ein. Nach Ablauf des Datums, ist eine Selbsteinschreibung mittels des Codes nicht mehr möglich. Wählen Sie zum Schluss noch die entsprechende Rolle aus, welche automatisch bei der Einschreibung in den Schulbereich vergeben werden soll. Klicken Sie anschließend auf Sichern. Alle bereits erstellten Zugangscodes werden mit dem entsprechenden Ablaufdatum unten aufgelistet.
Teilen Sie den Nutzern und Nutzerinnen den Code mit. Eine Anleitung für die Nutzer/innen finden Sie in der eduvidual Dokumentation.
Anonyme Konten erstellen
Wenn Sie möchten, dass Ihre Nutzer/innen über ein Pseudonym im System arbeiten und die richtigen Namen nicht aufscheinen, können Sie in der Nutzerverwaltung unter Anonyme Konten erstellen Nutzerkonten mit Pseudonym erstellen. Geben Sie die Rolle und eine Globale Gruppean. Anschließend tragen Sie noch die Anzahl der gewünschten Konten ein und klicken auf Anonyme Nutzer/innen erstellen.
Drucken Sie die Zugangskarten gleich im Anschluss aus und verteilen Sie sie an Ihre Nutzer/innen.
Eine Liste aller Nutzer/innen der globalen Gruppe wird angezeigt. Wählen Sie rechts im DropDown die Option Zugangskarten. Sie können diese nun über den Drucken-Button ausdrucken.
Der Benutzername wird über dem Pseudonym angezeigt. Das Passwort ist in rot hinter der Raute hervorgehoben.
Wir empfehlen Ihnen bei anonymen Zugängen eine Liste darüber zu führen, wem Sie welche Zugangskarte ausgehändigt haben. Sie können zwar jederzeit ein Duplikat der Zugangskarte ausdrucken, aber Ihre Schüler/innen und Erziehungsberechtigten wissen möglicherweise nicht mehr, welche die eigene Karte war.
Konten für Erziehungsberechtigte anlegen
Um die Funktion Mitteilungsheft nutzen zu können, ist es notwendig Konten für Erziehungsberechtigte in eduvidual zu erstellen. Bevor Sie die Konten erstellen, müssen die Einverständniserklärungen der Erziehungsberechtigten eingeholt und sichergestellt werden, dass die Schüler/innen keinen Zugriff auf die E-Mail-Adressen der Erziehungsberechtigten haben. Sie können die unter Hilfe und Support zur Verfügung gestellte Einverständniserklärung verwenden, um das Einverständnis der Erziehungsberechtigten einzuholen. Die Erziehungsberechtigten können sich über das Bildungsportal in eduvidual.at anmelden und werden dann gleich mit der richtigen Rolle der Schule zugeordnet. Sie können die Konten für Erziehungsberechtigte aber auch über Excel Upload anlegen.